Neuer Mitarbeiter: Was die IT vor dem ersten Arbeitstag vorbereiten sollte

Ein neuer Mitarbeiter beginnt am Montag. Am Freitag davor kommt die Information an die IT: Es werden noch ein Notebook, eine E-Mail-Adresse, Microsoft 365 und Zugriff auf verschiedene Ordner benötigt.

Solche Situationen kommen gerade in kleineren Unternehmen immer wieder vor. Das Problem ist meistens nicht die Einrichtung selbst, sondern die fehlende Vorlaufzeit und die Frage, was der neue Mitarbeiter eigentlich alles benötigt.

Mit einem einfachen Ablauf lässt sich das vermeiden.

Ein guter IT-Arbeitsplatz beginnt nicht am ersten Arbeitstag, sondern einige Tage davor.

Warum die IT frühzeitig Bescheid wissen sollte

Für einen neuen Arbeitsplatz müssen häufig mehrere Dinge vorbereitet werden. Manche davon sind innerhalb weniger Minuten erledigt, andere benötigen etwas mehr Zeit.

Vielleicht ist ein passendes Notebook bereits vorhanden. Vielleicht muss eines bestellt werden. Eventuell werden zusätzliche Microsoft-365-Lizenzen benötigt oder es muss geklärt werden, auf welche Daten und Anwendungen der neue Mitarbeiter Zugriff erhalten soll.

Idealerweise erhält der IT-Betreuer nicht nur Name und Eintrittsdatum, sondern gleich alle Informationen, die für die Einrichtung benötigt werden.

1. Welcher Arbeitsplatz wird benötigt?

Zuerst sollte geklärt werden, wie der neue Mitarbeiter arbeiten wird. Nicht jeder Arbeitsplatz benötigt dieselbe Ausstattung.

• Desktop-PC oder Notebook?
• Ein oder mehrere Monitore?
• Dockingstation erforderlich?
• Tastatur und Maus vorhanden?
• Headset oder Webcam benötigt?
• Arbeitet der Mitarbeiter auch im Homeoffice?
• Wird ein Smartphone oder anderes mobiles Gerät benötigt?

Gerade bei Notebooks, Dockingstations oder speziellen Geräten sollte diese Frage nicht erst am Tag vor dem Arbeitsbeginn gestellt werden.

2. Benutzerkonto und E-Mail-Adresse anlegen

In vielen Unternehmen bildet das Benutzerkonto die Grundlage für fast alle weiteren Zugriffe.

Bei Microsoft 365 gehören dazu beispielsweise die Anmeldung, das E-Mail-Postfach, Teams, OneDrive und je nach Lizenz weitere Dienste.

Vor der Einrichtung sollten zumindest folgende Informationen bekannt sein:

• Vor- und Nachname
• Gewünschte E-Mail-Adresse
• Abteilung oder Funktion
• Eintrittsdatum
• Benötigte Microsoft-365-Lizenz

3. Die passende Microsoft-365-Lizenz auswählen

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt automatisch dieselbe Lizenz.

Entscheidend ist, welche Anwendungen und Funktionen tatsächlich gebraucht werden. Reicht ein Postfach und die Nutzung bestimmter Cloud-Dienste? Werden die Desktop-Versionen von Word, Excel und Outlook benötigt? Soll der Arbeitsplatz über zusätzliche Sicherheitsfunktionen verwaltet werden?

Die Lizenz sollte deshalb zur tatsächlichen Tätigkeit passen und nicht einfach nach dem Prinzip „das haben alle anderen auch“ vergeben werden.

4. Welche Daten darf der Mitarbeiter sehen?

Eine der wichtigsten Fragen beim Onboarding betrifft die Berechtigungen.

Auf welche Ordner, SharePoint-Bereiche, Teams, Anwendungen oder anderen Unternehmensdaten benötigt der neue Mitarbeiter Zugriff?

Dabei sollte nicht einfach möglichst viel freigegeben werden, damit „sicher alles funktioniert“.

Hilfreich ist oft die Orientierung an einem Mitarbeiter mit einer vergleichbaren Tätigkeit. Trotzdem sollte kurz geprüft werden, ob dessen Berechtigungen tatsächlich als Vorlage geeignet sind.

5. Gruppen, Teams und gemeinsame Postfächer

Neben dem persönlichen Postfach gibt es häufig weitere Bereiche, die für die tägliche Arbeit notwendig sind.

• Microsoft Teams und zugehörige Teams oder Kanäle
• Microsoft-365-Gruppen
• Verteilerlisten
• Freigegebene Postfächer
• Gemeinsame Kalender
• SharePoint-Bereiche
• Netzlaufwerke oder Dateiablagen

Werden diese Punkte bereits vor dem ersten Arbeitstag eingerichtet, muss der neue Mitarbeiter nicht bei jeder zweiten Aufgabe feststellen, dass ihm noch eine Berechtigung fehlt.

6. MFA gleich von Anfang an einrichten

Multi-Faktor-Authentifizierung sollte nicht irgendwann später eingerichtet werden, sondern direkt Bestandteil des Onboardings sein.

Beim ersten Anmelden kann der Benutzer seinen zusätzlichen Authentifizierungsfaktor registrieren und die Anmeldung damit absichern.

Gleichzeitig sollte kurz erklärt werden, wie mit MFA-Anfragen umzugehen ist.

7. Den Computer fertig vorbereiten

Ein neues Notebook aus dem Karton zu nehmen bedeutet noch nicht, dass der Arbeitsplatz einsatzbereit ist.

Vor der Übergabe sollten Betriebssystem, Updates und benötigte Programme eingerichtet sein.

• Windows vollständig aktualisieren
• Benötigte Unternehmenssoftware installieren
• Microsoft 365 bzw. Office einrichten
• Endpoint-Schutz kontrollieren
• Drucker und benötigte Geräte einrichten
• Browser und notwendige Erweiterungen vorbereiten
• VPN oder andere Fernzugänge konfigurieren

Ziel sollte sein, dass der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz übernimmt, sich anmeldet und tatsächlich mit der Arbeit beginnen kann.

8. Lokale Administratorrechte nicht automatisch vergeben

Ein neuer Mitarbeiter benötigt für seine tägliche Arbeit normalerweise keine lokalen Administratorrechte auf seinem Computer.

Programme installieren oder Systemeinstellungen verändern zu können, mag bequem erscheinen, erhöht aber gleichzeitig das Sicherheitsrisiko.

9. Homeoffice und mobiles Arbeiten berücksichtigen

Arbeitet der neue Mitarbeiter nicht ausschließlich im Büro, sollte auch das bereits bei der Einrichtung berücksichtigt werden.

Dazu gehört beispielsweise die Frage, wie auf interne Ressourcen zugegriffen wird und welche Geräte außerhalb des Unternehmens verwendet werden dürfen.

• Ist ein VPN-Zugang notwendig?
• Funktioniert MFA auch außerhalb des Büros?
• Sind benötigte Cloud-Dienste eingerichtet?
• Ist das Notebook verschlüsselt?
• Ist der Endpoint-Schutz aktiv?
• Kann der Mitarbeiter im Problemfall Unterstützung erhalten?

10. Drucker und andere Kleinigkeiten nicht vergessen

Nicht jedes Problem beim ersten Arbeitstag ist ein großes IT-Thema. Häufig sind es die kleinen Dinge, die unnötig Zeit kosten.

Der Mitarbeiter kann sich anmelden und E-Mails versenden – aber der Drucker fehlt. Oder das Headset funktioniert nicht. Vielleicht benötigt er Zugriff auf eine Fachanwendung, von der die IT bisher nichts wusste.

Genau deshalb lohnt sich eine kurze Checkliste.

Was sollte der neue Mitarbeiter am ersten Tag erhalten?

Neben der technischen Ausstattung sollte der Einstieg möglichst einfach gestaltet werden.

Der Mitarbeiter sollte wissen, wie er sich anmeldet, welche Systeme er verwendet und an wen er sich bei Problemen wenden kann.

• Arbeitsplatz bzw. Notebook
• Benutzername und Informationen zur ersten Anmeldung
• Einrichtung von MFA
• Zugang zu benötigten Anwendungen
• Zugriff auf Teams, Daten und gemeinsame Postfächer
• Informationen zum mobilen Arbeiten, falls erforderlich
• Kontaktdaten des IT-Ansprechpartners

Eine einfache Checkliste für das Unternehmen

Für kleine und mittlere Unternehmen muss daraus kein komplizierter Prozess mit unzähligen Formularen werden.

Schon eine einfache interne Checkliste kann dafür sorgen, dass bei jedem neuen Mitarbeiter dieselben Punkte berücksichtigt werden.

Wie viel Vorlauf sollte die IT bekommen?

Eine pauschale Antwort gibt es darauf nicht. Wenn Hardware vorhanden ist und nur ein Benutzerkonto eingerichtet werden muss, kann die Vorbereitung relativ schnell erledigt sein.

Muss dagegen erst ein Notebook bestellt, spezielle Software beschafft oder eine zusätzliche Lizenz organisiert werden, ist mehr Zeit notwendig.

Und wenn der Mitarbeiter das Unternehmen wieder verlässt?

Zu einem vollständigen Benutzer-Lifecycle gehört natürlich auch die andere Seite: das Offboarding.

Dann müssen unter anderem Benutzerkonten gesperrt, aktive Sitzungen beendet, Daten übernommen, Berechtigungen entfernt und Geräte zurückgegeben werden.

Auch dafür sollte ein klarer Ablauf vorhanden sein.

Fazit: Ein guter erster Arbeitstag beginnt mit Vorbereitung

Die technische Einrichtung eines neuen Mitarbeiters ist normalerweise keine außergewöhnliche Aufgabe. Probleme entstehen vor allem dann, wenn wichtige Informationen fehlen oder die IT erst im letzten Moment davon erfährt.

Mit einer einfachen Checkliste lassen sich Benutzerkonto, Microsoft 365, Hardware, Berechtigungen und Sicherheitsmaßnahmen rechtzeitig vorbereiten.

Davon profitieren nicht nur die IT und das Unternehmen, sondern vor allem der neue Mitarbeiter.