Microsoft Teams für KMU: Zusammenarbeit, auch wenn nicht alle im Büro sind

Nicht mehr alle Mitarbeiter sitzen jeden Tag gemeinsam im Büro. Manche arbeiten von zu Hause, andere sind beim Kunden oder unterwegs. Was früher über Zuruf oder den kurzen Weg ins Nachbarbüro funktioniert hat, muss plötzlich auch auf Distanz funktionieren.

Genau hier kann Microsoft Teams seine Stärken ausspielen. Dabei geht es nicht nur um Videokonferenzen. Richtig eingesetzt kann Teams zu einem zentralen Arbeitsplatz für Kommunikation, Besprechungen und gemeinsame Dokumente werden.

Die entscheidende Frage ist deshalb nicht:

Wie können wir Videokonferenzen machen?

Sondern:

Wie können unsere Mitarbeiter einfach zusammenarbeiten – unabhängig davon, wo sie gerade arbeiten?

Teams ist mehr als Videotelefonie

Viele Unternehmen haben Microsoft Teams zunächst als Werkzeug für Videokonferenzen kennengelernt. Ein Mitarbeiter erstellt eine Besprechung, verschickt den Link und zum vereinbarten Zeitpunkt treffen sich alle Teilnehmer online.

Das ist aber nur ein Teil dessen, wofür Teams gedacht ist.

Microsoft Teams verbindet verschiedene Möglichkeiten der Zusammenarbeit in einer gemeinsamen Oberfläche. Mitarbeiter können miteinander chatten, Besprechungen durchführen, Informationen in Kanälen austauschen und gemeinsam an Dateien arbeiten.

• Chats zwischen einzelnen Mitarbeitern oder Gruppen
• Online-Besprechungen und Videokonferenzen
• Teams und Kanäle für Abteilungen, Projekte oder Themen
• Gemeinsame Ablage und Bearbeitung von Dokumenten
• Zusammenarbeit mit Kollegen an unterschiedlichen Standorten
• Zugriff vom PC, Notebook, Smartphone oder Browser

Gerade für kleinere Unternehmen kann das interessant sein, weil damit verschiedene Kommunikationswege an einem Ort zusammengeführt werden können.

Chat, Kanal oder E-Mail?

Mit einem zusätzlichen Kommunikationswerkzeug entsteht allerdings schnell eine neue Frage: Wann verwende ich eigentlich was?

Muss eine Information per E-Mail verschickt werden? Reicht eine kurze Teams-Nachricht? Oder gehört das Thema in einen gemeinsamen Kanal?

Gemeinsame Dateien statt Anhänge per E-Mail

Einer der größten Vorteile entsteht aus meiner Sicht bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten.

In vielen Unternehmen sieht der klassische Ablauf noch immer so aus: Eine Excel-Datei wird per E-Mail verschickt, ein Mitarbeiter ändert sie und schickt sie zurück. Danach existieren plötzlich Dateien mit Namen wie „Kalkulation_neu.xlsx“, „Kalkulation_neu2.xlsx“ oder „Kalkulation_final_neu.xlsx“.

Bei einer gemeinsamen Datei ist das nicht notwendig. Statt immer neue Kopien zu versenden, arbeiten die Mitarbeiter an derselben Datei.

Das ist besonders hilfreich, wenn Kollegen nicht am selben Standort sitzen. Der Mitarbeiter im Büro, die Kollegin im Homeoffice und der Mitarbeiter beim Kunden können auf denselben Informationsstand zugreifen.

Wo liegen die Dateien in Microsoft Teams eigentlich?

An dieser Stelle entsteht häufig ein Missverständnis: Teams ist nicht einfach ein zusätzlicher, unabhängiger Speicherort für Unternehmensdaten.

Hinter der Dateiablage von Teams stehen Dienste aus Microsoft 365. Dateien, die in Teams und Kanälen gemeinsam verwendet werden, hängen eng mit SharePoint zusammen. Dateien aus Chats werden dagegen über OneDrive bereitgestellt.

Das ist auch der Grund, warum eine vernünftige Struktur wichtig ist. Wer ohne Konzept für jedes kleine Thema ein neues Team und zahlreiche Kanäle erstellt, hat nach einiger Zeit zwar viele Ablageorte – aber möglicherweise keinen guten Überblick mehr.

Ein Team für jedes Thema?

Technisch ist es einfach, neue Teams anzulegen. Genau deshalb kann eine Teams-Umgebung sehr schnell wachsen.

Ein Team für die Geschäftsführung, eines für Vertrieb, eines für ein Kundenprojekt, eines für interne Organisation und noch drei Test-Teams – nach einiger Zeit weiß möglicherweise niemand mehr genau, wo welche Information hingehört.

Deshalb sollte vor dem Aufbau überlegt werden, welche Struktur zum Unternehmen passt.

Es geht dabei nicht darum, möglichst komplizierte Regeln einzuführen. Gerade bei einem kleinen Unternehmen sollte die Struktur einfach und verständlich bleiben.

Zusammenarbeit im Homeoffice

Wenn Mitarbeiter regelmäßig von zu Hause arbeiten, verändert sich die Kommunikation.

Im Büro bekommt man viele Dinge nebenbei mit. Man sieht, ob ein Kollege gerade telefoniert, kann kurz eine Frage stellen oder bespricht ein Thema spontan gemeinsam.

Auf Distanz fehlen diese kleinen Kommunikationswege. Teams kann einen Teil davon auffangen.

• Kurze Fragen können per Chat geklärt werden.
• Besprechungen funktionieren unabhängig vom Standort.
• Bildschirmfreigabe erleichtert gemeinsame Abstimmungen.
• Dokumente stehen allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung.
• Projektinformationen können für das gesamte Team sichtbar bleiben.

Das Ziel sollte aber nicht sein, den Büroalltag digital bis ins kleinste Detail nachzubauen. Teams ist dann hilfreich, wenn es Kommunikation vereinfacht – nicht wenn Mitarbeiter durch zusätzliche Nachrichten, Kanäle und Benachrichtigungen belastet werden.

Und was ist mit Mitarbeitern unterwegs?

Zusammenarbeit außerhalb des Büros betrifft nicht nur Homeoffice. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen sind Mitarbeiter häufig bei Kunden, auf Baustellen, im Außendienst oder zwischen mehreren Standorten unterwegs.

Über die Teams-App können sie auch mobil auf Chats, Besprechungen und freigegebene Informationen zugreifen.

Dadurch muss eine wichtige Information nicht warten, bis der Mitarbeiter wieder an seinem Arbeitsplatz sitzt.

Externe Personen in Teams einbinden

Zusammenarbeit endet nicht immer an der eigenen Unternehmensgrenze. Je nach Anforderung können auch externe Personen in die Zusammenarbeit eingebunden werden.

Das kann beispielsweise bei längeren Projekten mit Kunden, Lieferanten oder externen Dienstleistern sinnvoll sein.

Dabei sollte allerdings bewusst entschieden werden, welche Informationen externe Personen sehen dürfen und wie lange ein Zugriff benötigt wird.

Eine Freigabe ist schnell eingerichtet. Schwieriger wird es, wenn Jahre später niemand mehr weiß, wer eigentlich noch Zugriff auf welche Daten hat.

Typische Fehler beim Einsatz von Microsoft Teams

Teams lässt sich sehr schnell verwenden. Eine Einladung zur Besprechung oder ein neuer Chat benötigt kaum Vorbereitung. Bei einer dauerhaften Nutzung im Unternehmen lohnt es sich aber, etwas weiter zu denken.

• Für jedes kleine Thema wird ein eigenes Team angelegt
• Niemand weiß genau, ob Informationen per Chat, Kanal oder E-Mail geteilt werden sollen
• Dateien werden trotz Teams weiterhin als verschiedene Versionen per E-Mail verschickt
• Berechtigungen und externe Zugriffe werden nicht regelmäßig überprüft
• Mitarbeiter werden durch zu viele Benachrichtigungen gestört
• Teams wird eingeführt, ohne die Mitarbeiter mit der Arbeitsweise vertraut zu machen
• Es gibt keine klare Struktur für Teams, Kanäle und gemeinsame Dateien

Technik allein verbessert die Zusammenarbeit nicht

Microsoft Teams bereitzustellen ist technisch relativ einfach. Das Programm auf den Computern zu installieren bedeutet aber noch nicht, dass die Zusammenarbeit automatisch besser wird.

Entscheidend ist, dass Mitarbeiter verstehen, wofür Teams verwendet werden soll und wie es in die bestehenden Arbeitsabläufe passt.

Dafür braucht es keine 50-seitige Richtlinie. Für ein kleines Unternehmen reichen häufig einige klare Vereinbarungen.

Wo speichern wir gemeinsame Dateien? Wann verwenden wir einen Kanal? Welche Informationen gehören weiterhin in eine E-Mail? Wer darf neue Teams erstellen? Wie gehen wir mit externen Teilnehmern um?

Sind solche grundlegenden Fragen geklärt, wird Teams für Mitarbeiter wesentlich verständlicher.

Braucht jedes Unternehmen Microsoft Teams?

Nicht unbedingt.

Wenn wenige Mitarbeiter jeden Tag am selben Standort arbeiten und gemeinsame Abläufe bereits gut funktionieren, muss nicht zwangsläufig jede Kommunikation nach Teams verlagert werden.

Interessant wird Teams vor allem dann, wenn Informationen regelmäßig zwischen mehreren Personen ausgetauscht werden, Mitarbeiter nicht immer am selben Ort arbeiten oder gemeinsam an Dokumenten und Projekten gearbeitet wird.

Auch hier gilt deshalb dasselbe wie bei Microsoft 365 insgesamt: Nicht jede vorhandene Funktion muss eingesetzt werden.

Fazit: Zusammenarbeit sollte nicht vom Arbeitsplatz abhängen

Microsoft Teams kann kleinen und mittleren Unternehmen helfen, Kommunikation, Besprechungen und gemeinsame Arbeit besser miteinander zu verbinden.

Der größte Vorteil liegt dabei nicht in der Videokonferenz selbst. Interessanter ist die Möglichkeit, Informationen und Dokumente dort verfügbar zu machen, wo die Zusammenarbeit tatsächlich stattfindet.

Voraussetzung dafür ist eine sinnvolle Struktur. Teams, Kanäle, Berechtigungen und Dateiablagen sollten zur tatsächlichen Arbeitsweise des Unternehmens passen.