Microsoft 365
Microsoft 365 für KMU: Was brauche ich wirklich?
Microsoft 365 bietet weit mehr als Word, Excel und Outlook. Doch welche Dienste und welche Lizenz braucht ein kleines oder mittleres Unternehmen tatsächlich? Ein Überblick darüber, was sinnvoll ist – und worauf es bei der Einrichtung ankommt.
Microsoft 365 ist in vielen kleinen und mittleren Unternehmen längst ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Outlook für E-Mails, Word und Excel für Dokumente, Teams für Besprechungen und OneDrive für Dateien – vieles davon wird täglich verwendet.
Trotzdem erlebe ich immer wieder, dass Unternehmen zwar Microsoft 365 einsetzen, aber nicht genau wissen, welche Dienste sie eigentlich nutzen, ob die vorhandenen Lizenzen zu ihren Anforderungen passen und ob die Umgebung sinnvoll eingerichtet ist.
Die entscheidende Frage lautet daher nicht:
Was kann Microsoft 365 alles?
Sondern:
Was davon braucht mein Unternehmen tatsächlich?
Microsoft 365 ist mehr als Word, Excel und Outlook
Viele verbinden Microsoft 365 zunächst mit den klassischen Office-Anwendungen. Tatsächlich umfasst die Plattform aber wesentlich mehr.
Je nach Lizenz stehen unter anderem Exchange Online für geschäftliche E-Mails und Kalender, OneDrive für persönliche Dateien, SharePoint für gemeinsam genutzte Unternehmensdaten und Microsoft Teams für Kommunikation und Zusammenarbeit zur Verfügung.
Dazu kommen weitere Dienste für Identitätsmanagement, Sicherheit und Geräteverwaltung.
Gerade für kleinere Unternehmen kann das interessant sein, weil sich damit viele bisher getrennte Lösungen in einer gemeinsamen Umgebung abbilden lassen.
Das bedeutet aber nicht, dass jedes Unternehmen sämtliche Funktionen einsetzen sollte.
Was benötigt ein typisches KMU?
Für viele kleinere Unternehmen sind zunächst einige grundlegende Funktionen relevant.
- Professionelle E-Mail-Adressen mit eigener Domain
- Kalender und Kontakte
- Word, Excel, PowerPoint und Outlook
- Zentrale und persönliche Dateiablage
- Zusammenarbeit zwischen mehreren Mitarbeitern
- Sichere Benutzerkonten und Zugriffe
Microsoft 365 kann diese Anforderungen in einer gemeinsamen Plattform abdecken. OneDrive stellt beispielsweise persönlichen Cloudspeicher bereit, während SharePoint für gemeinsam genutzte Dateien und Informationen verwendet werden kann.
Interessant wird es vor allem dann, wenn mehrere Mitarbeiter zusammenarbeiten. Anstatt Dokumente ständig per E-Mail hin und her zu schicken oder unterschiedliche Versionen auf verschiedenen Computern abzulegen, können Dateien zentral gespeichert und gemeinsam bearbeitet werden.
Business Basic, Standard oder Premium?
Eine der häufigsten Fragen ist, welche Microsoft-365-Lizenz die richtige ist. Für kleine und mittlere Unternehmen sind vor allem drei Varianten interessant.
Business Basic
Cloud-Dienste ohne klassische Desktop-Office-Suite
Business Basic eignet sich vor allem für Benutzer, die geschäftliche E-Mail und Cloud-Dienste benötigen und mit den Web- bzw. Mobilversionen der Office-Anwendungen auskommen.
Business Standard
Der klassische Büroarbeitsplatz
Business Standard ergänzt die Cloud-Dienste um die installierbaren Desktopversionen der Office-Anwendungen und ist deshalb für viele klassische Büroarbeitsplätze eine naheliegende Variante.
Business Premium
Mehr Sicherheit und Geräteverwaltung
Business Premium ergänzt die Anwendungen und Dienste um weitergehende Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen, etwa für Geräte, Identitäten und Endgeräteschutz.
Die teuerste Lizenz ist nicht automatisch die beste. Entscheidend ist, welche Benutzer welche Funktionen tatsächlich benötigen und wie die gesamte IT aufgebaut ist.
Die richtige Lizenz allein macht noch keine gute Microsoft-365-Umgebung
Ein häufiger Irrtum besteht darin, Microsoft 365 hauptsächlich als Lizenzthema zu betrachten. Man kauft die benötigten Lizenzen, legt Benutzer an und beginnt zu arbeiten.
Technisch funktioniert das. Eine sauber geplante Umgebung umfasst aber wesentlich mehr.
Wer darf auf welche Daten zugreifen? Welche Dateien gehören einem einzelnen Benutzer und welche dem Unternehmen? Wie werden gemeinsame Daten strukturiert? Wie erfolgt die Anmeldung? Was passiert mit den Daten eines Mitarbeiters, wenn dieser das Unternehmen verlässt?
Solche Fragen sollten möglichst vorher geklärt werden und nicht erst dann, wenn ein Problem auftritt.
Multi-Faktor-Authentifizierung sollte heute selbstverständlich sein
Ein besonders wichtiger Punkt ist die Absicherung der Benutzerkonten. E-Mail-Konten sind ein attraktives Ziel für Angreifer.
Wird das Kennwort eines Mitarbeiters beispielsweise durch Phishing bekannt, kann ein Angreifer versuchen, sich damit am Microsoft-365-Konto anzumelden.
Ein Kennwort allein sollte deshalb nicht die einzige Schutzmaßnahme sein. Mit Multi-Faktor-Authentifizierung wird neben dem Kennwort ein weiterer Faktor für die Anmeldung verwendet.
OneDrive und SharePoint sind nicht dasselbe
Eine weitere häufige Unsicherheit betrifft OneDrive und SharePoint.
OneDrive
OneDrive eignet sich in erster Linie für die Dateien eines einzelnen Benutzers.
SharePoint
SharePoint eignet sich dagegen für Daten, die einem Team oder dem Unternehmen gehören.
Genau diese Unterscheidung ist wichtig. Liegt beispielsweise die zentrale Kundenablage ausschließlich im persönlichen OneDrive eines Mitarbeiters, entsteht spätestens beim Ausscheiden dieses Mitarbeiters unnötiger Aufwand.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Dieser Punkt wird gerade bei kleinen Unternehmen gerne unterschätzt.
Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen – und erst dann stellt sich die Frage: Was passiert mit seinem Postfach? Wer benötigt Zugriff auf die bisherigen E-Mails? Wo liegen seine Dateien? Welche Freigaben hatte er?
Ein sauberes Offboarding sollte deshalb genauso selbstverständlich sein wie das Anlegen eines neuen Benutzers.
Cloud bedeutet nicht automatisch Backup
Ein weiterer Punkt, der häufig missverstanden wird:
Microsoft 365 bietet verschiedene Mechanismen zur Aufbewahrung und Wiederherstellung von Daten. Das bedeutet aber nicht automatisch, dass damit jedes gewünschte Backup-Szenario eines Unternehmens abgedeckt ist.
Ein Backup verfolgt ein anderes Ziel: Daten sollen unabhängig und nach einer definierten Strategie wiederhergestellt werden können – beispielsweise nach versehentlichem Löschen, Fehlkonfigurationen oder einem Sicherheitsvorfall.
Typische Fehler bei Microsoft 365
In der Praxis sind es oft keine spektakulären technischen Probleme, die Schwierigkeiten verursachen. Viel häufiger sind Microsoft-365-Umgebungen über Jahre gewachsen, ohne dass jemand die Gesamtstruktur betrachtet hat.
- Benutzer und Berechtigungen, die nicht mehr benötigt werden
- Fehlende oder uneinheitliche Multi-Faktor-Authentifizierung
- Gemeinsam genutzte Benutzerkonten
- Unternehmensdaten im persönlichen OneDrive einzelner Mitarbeiter
- Unübersichtliche SharePoint- oder Teams-Strukturen
- Freigaben an externe Personen, die nie wieder überprüft wurden
- Fehlende Abläufe beim Eintritt und Austritt von Mitarbeitern
- Lizenzen, die nicht zu den tatsächlichen Anforderungen passen
- Kein klar definiertes Backup- und Wiederherstellungskonzept
Welche Microsoft-365-Lösung ist also die richtige?
Darauf gibt es keine pauschale Antwort.
Ein Unternehmen mit fünf Mitarbeitern kann mit Business Standard hervorragend auskommen. Bei einem anderen Unternehmen derselben Größe können die zusätzlichen Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen von Business Premium sinnvoll sein.
Die sinnvollere Vorgehensweise ist deshalb:
Wie arbeiten die Mitarbeiter? Welche Geräte werden verwendet? Wo befinden sich die Daten? Wer benötigt Zugriff darauf? Wird mobil gearbeitet? Welche Anforderungen bestehen an Sicherheit und Wiederherstellung?
Sind diese Fragen geklärt, lässt sich auch wesentlich leichter entscheiden, welche Microsoft-365-Dienste und Lizenzen tatsächlich benötigt werden.
Fazit: Microsoft 365 sollte zum Unternehmen passen
Microsoft 365 kann für kleine und mittlere Unternehmen eine sehr gute Grundlage für E-Mail, Office-Anwendungen, Dateispeicherung und Zusammenarbeit sein.
Der eigentliche Mehrwert entsteht aber nicht dadurch, möglichst viele Funktionen zu aktivieren.
Er entsteht dann, wenn die Umgebung sauber geplant, sinnvoll eingerichtet und anschließend betreut wird.
Denn am Ende soll Microsoft 365 vor allem eines tun:
Ihre tägliche Arbeit einfacher machen – und nicht komplizierter.Microsoft 365 Betreuung
Ist Ihre Microsoft-365-Umgebung sinnvoll eingerichtet?
Sie setzen Microsoft 365 bereits ein oder planen einen Umstieg? Ich unterstütze kleine und mittlere Unternehmen bei Einrichtung, Migration und laufender Betreuung – abgestimmt auf die tatsächlichen Anforderungen Ihres Unternehmens.